Vous est-il déjà arrivé de souhaiter des retours sans savoir comment les demander ? Ou de mal recevoir un feedback que vous n'attendiez pas ? On parle souvent de comment donner du feedback. Dans cette formation nous ajouterons aussi l'objectif que chacun puisse s’autoriser à demander du feedback et à le recevoir dans le cadre qui lui convient.
Montrer les multiples possibilités qui s'offrent à nous pour faire du feedback. Plusieurs modèles peuvent convenir en fonction de notre personnalité, du timing,...
Dans un premier temps, je présente la Kudo box. Issue du management 3.0, cette boîte permet de ritualiser de manière sympathique des feedbacks positifs.
Une kudobox accessible en permanence. Toutes les 2 semaines, nous retirons les petites cartes et les distribuons aux personnes concernées. Elles sont lues individuellement et chacun.e à la possibilité d'aller voir la personne et de la remercier si il/elle le souhaite.
Dans le cadre de la formation, nous l'avons laissé toute la journée à disposition et distribué les cartes en fin de journée.
J’introduis les Core Protocols.
Inventés par Jim et Michele Mc Carty il y a une vingtaines d’années, cet ensemble de pratiques de communication interdépendantes peut être appliqué pour soi et/ou dans une équipe afin de fluidifier les interactions entre personnes et obtenir de meilleurs résultats en soudant le collectif.
Puis vient un état des lieux sur les attentes. J'exprime aussi les miennes pour le groupe : savoir ce qu’est un feedback, que vous soyez à l’aise à faire un feedback et que vous en voyez les vertus. Ensuite, je donne une définition simple du feedback : “le retour d’une personne à une autre dans le but d’améliorer ou capitaliser une situation, relation…” Cette définition pourra être enrichie au cours de la journée.
C'est une bonne introduction pour faire un état des lieux sur les craintes et les motivations du groupe à faire un feedback. Je me laisse toujours un peu de souplesse pour agrémenter la formation de choses et d'autres en fonction des attentes du groupe.
Pour cela, ce petit atelier, j'ai utilisé un format de rétrospective. Il a permis de mettre en exergue les points redondants sur lesquels insister lors de la formation.
Une fois décortiqué, j’observe que la plus grande crainte est celle de mal faire et donc d’être jugé ou mal compris. De faire des dégâts émotionnel chez l’autre aussi.
Pour donner un FB, mieux vaut être au clair avec son sentiment car cela impacte le verbal et le non verbal.
Nos neurones sont partout ! Dans le ventre, le coeur et le cerveau. C'est ce qu'on appelle l’intelligence émotionnelle : le langage du cerveau et des émotions. On remercie au passage Daniel Goleman pour son livre sur l'intelligence émotionnelle !
Simplification : quand nos émotions se manifestent c’est qu’elles nous poussent à agir. Elles sont liées à un besoin ! Notre cerveau l’a déjà compris lui, mais il nous faut un peu plus de temps.
On doit d’abord apprendre de ses émotions pour comprendre les actions qui en découlent et les besoins associés.
Le but ? éviter de faire un feedback uniquement piloté par une émotion.
Après ce résumé, il est temps d'explorer les émotions au travers de l’improvisation théâtrale. Cela permet au public d’observer qu’une émotion s’exprime de manière différente : tant d'un point de vue verbal que non verbal.
La communication du groupe ne s'en voit que plus renforcée et une meilleure compréhension de son besoin et de celui des autres se met en place.
J'insiste beaucoup et prend du temps sur ce volet des émotions. On a souvent tendance à entendre qu'un feedback se fait à chaud et là, c'est le dégât assuré. Il est essentiel de se poser la question de ce que ça touche chez nous et du besoin associé. Un feedback se travaille et se fait au moment opportun pour les deux parties.
Après avoir introduit l'importance de comprendre l'émotion qui nous pousse à faire un feedback et le besoin associé, je propose 3 méthodes de feedback.
Je les décortique avec des exemples simple et fait une brève introduction à la Communication non violente.
J'ajoute un temps pour parler de la question magique "quelle est mon intention ?". Cette question permet à coup sûr de savoir si nous sommes bien dans le cadre d'un feedback pour améliorer quelque chose ou capitaliser sur ce qui fonctionne. Si ce n'est pas la cas, alors nous ne sommes plus dans le cas d'un feedback.
C'est aussi un moment où les questions fusent sur des exemples du quotidien.
Également, j'ajoute une règle essentielle du feedback : le timing. Une fois qu'on a trouvé son timing et que l'on s'est posé les questions de ce que ça touche chez nous et l'intention derrière ce feedback, il nous faut répondre à la question quand ?
Vient alors le moment d'identifier si l'autre est disponible pour entendre/recevoir notre feedback.
Il convient alors de s'assurer qu'il n'est pas occupé ou dans une période de fatigue, s'il/elle est bien seul.e et surtout nous assurer que nous n'avons pas propagé de rumeur ou préparer un terrain pour quelqu'un d'autre.
Une fois tout cela dit, il est grand temps de passer aux improvisations. Cela permets de s'entraîner sur plusieurs cas concrets et de s'approprier la technique qui convient le mieux.
Enfin, je finis par un ROTI (Return On Time Invested) sur la journée passé. La dernière était à 4,5. Entre autre parce que l'improvisation théâtrale leur a permis de comprendre, sentir, vivre et donc ancrer les principes du feedback.
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